Política de Privacidad y Protección de Datos Personales
La presente Política de Privacidad describe la forma en que la Asociación Las Margaritas, asociación sin fines de lucro constituida conforme a la legislación chilena, recopila, utiliza, almacena, resguarda y, en su caso, comunica datos personales de las personas que solicitan información, inician su proceso de incorporación, se inscriben como socias/os, mantienen su membresía o solicitan servicios asociados al funcionamiento de la organización.
La Asociación reconoce la importancia de la protección de la vida privada y del tratamiento responsable de los datos personales, y actuará de conformidad con la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y demás normativa vigente que resulte aplicable en Chile.
1. Identificación del responsable
La presente Política regula el tratamiento de datos personales realizado por la Asociación Las Margaritas, en adelante, la “Asociación”.
Para efectos de la Ley N° 19.628, la Asociación actúa como responsable del registro o banco de datos personales que recopila y gestiona en el marco de sus actividades asociativas, administrativas y operativas.
Datos de contacto para materias de privacidad y datos personales:
- Correo electrónico: hola@lasmargaritas.org
- Sitio web: https://lasmargaritas.org/
2. Alcance y marco normativo
El tratamiento de datos personales realizado por la Asociación se rige por:
- la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada;
- las demás disposiciones legales vigentes que resulten aplicables;
- los estatutos de la Asociación, en lo relativo a su funcionamiento interno, incorporación, permanencia, término de la calidad de socio/a y demás gestiones necesarias para su operación regular.
Los datos personales serán utilizados únicamente para los fines para los cuales hubieren sido recolectados, y sólo en la medida en que ello sea necesario para el funcionamiento de la Asociación, la evaluación y administración de las solicitudes de incorporación, la mantención de la membresía, la gestión de solicitudes de dispensación y el cumplimiento de obligaciones legales, estatutarias, administrativas u operativas.
3. Datos personales que puede recopilar la Asociación
La Asociación podrá recopilar y tratar, según corresponda al caso concreto, las siguientes categorías de datos personales:
a) Datos de identificación y contacto
Nombre y apellidos, cédula nacional de identidad o RUT, fecha de nacimiento, correo electrónico, número de teléfono, domicilio, comuna, región y demás antecedentes de identificación o contacto que sean necesarios para la incorporación y administración de la membresía.
b) Datos personales y antecedentes administrativos para la inscripción
Información relativa al estado civil, profesión u oficio, antigüedad o meses en tratamiento declarados por la persona solicitante, y demás antecedentes necesarios para completar el proceso de incorporación, generar registros internos, emitir o revisar declaraciones simples y mantener actualizada la información del socio o socia.
c) Documentos de respaldo requeridos por la Asociación
La Asociación podrá solicitar y tratar documentos tales como:
- copia de la cédula de identidad por ambos lados;
- certificados o antecedentes emitidos por organismos públicos o privados que sean requeridos para la incorporación o mantención de la membresía;
- certificados emitidos por el Registro Civil que sean solicitados por la Asociación;
- imagen de firma manuscrita;
- otros documentos necesarios para acreditar identidad, capacidad de comparecencia, cumplimiento de requisitos internos o actualización de antecedentes.
d) Datos médicos y antecedentes contenidos en recetas o documentos clínicos
La Asociación podrá tratar antecedentes contenidos en recetas médicas y otros documentos de respaldo, tales como:
- imagen o archivo digital de la receta médica;
- código QR legible cuando la receta o documento lo requiera;
- fecha de emisión de la receta;
- tipo de dosificación indicada;
- dosis diaria;
- frecuencia de uso o administración;
- duración del tratamiento;
- tiempo en tratamiento declarado;
- diagnóstico, cuando sea voluntariamente informado o se consigne en la documentación aportada;
- otros antecedentes estrictamente necesarios para verificar la validez, vigencia, suficiencia o condiciones del respaldo médico presentado.
e) Datos del profesional tratante u otros terceros contenidos en la documentación presentada
La Asociación podrá tratar datos personales contenidos en recetas, certificados u otros documentos aportados por el titular, incluyendo antecedentes del médico tratante u otros profesionales de salud, tales como nombre, RUT, especialidad, domicilio profesional y demás datos que consten en la documentación presentada, exclusivamente para verificar la autenticidad, vigencia y suficiencia de dichos antecedentes.
f) Datos operativos, transaccionales y de gestión interna
La Asociación podrá tratar información vinculada al proceso de incorporación y funcionamiento de la membresía, tales como:
- estado de la solicitud;
- historial de validación documental;
- comunicaciones mantenidas con la persona solicitante o socia/o;
- registros de envío de correos y formularios;
- preferencias o antecedentes logísticos para despacho o retiro;
- comprobantes de pago, datos asociados a transferencias o pagos de cuotas y dispensaciones, cuando corresponda;
- solicitudes de dispensación, historial de atención administrativa y otros antecedentes necesarios para la continuidad operativa de la relación asociativa.
4. Datos sensibles
Conforme a la legislación vigente, ciertos antecedentes relativos al estado de salud físico o psíquico constituyen datos sensibles.
La Asociación sólo tratará datos sensibles cuando ello se encuentre permitido por la ley o cuando cuente con el consentimiento expreso del titular, otorgado por escrito, y únicamente para finalidades determinadas, legítimas y directamente vinculadas al proceso de incorporación, validación de respaldo médico, mantención de la membresía o gestión asociativa derivada de dicha condición. La Asociación procurará limitar la solicitud de estos antecedentes a aquellos estrictamente necesarios para las finalidades informadas.
5. Finalidades del tratamiento
La Asociación podrá tratar los datos personales antes señalados para las siguientes finalidades:
- Recibir, revisar y validar solicitudes de incorporación a la Asociación.
- Verificar identidad, contacto y antecedentes de la persona solicitante.
- Revisar y validar recetas médicas u otros documentos de respaldo presentados para acreditar la existencia de respaldo médico válido.
- Comprobar la vigencia, suficiencia y coherencia de los antecedentes acompañados durante el proceso de inscripción o mantención de la membresía.
- Registrar, gestionar y administrar la calidad de socio/a, incluyendo la incorporación, renovación, suspensión, actualización o término de la membresía.
- Emitir, revisar, archivar y gestionar declaraciones simples, formularios, fichas, constancias, respaldos documentales y registros internos vinculados al proceso asociativo.
- Contactar a la persona solicitante o socia/o para entregar información sobre el estado de su solicitud, documentos faltantes, observaciones, actualización de antecedentes, pagos, renovaciones, condiciones de envío, condiciones de dispensación y otras materias relacionadas con el funcionamiento de la Asociación.
- Gestionar pagos, cuotas de membresía, comprobantes y antecedentes necesarios para la administración contable y operativa.
- Gestionar solicitudes de dispensación, coordinación logística, despacho a domicilio o retiro en sucursal, cuando corresponda.
- Cumplir obligaciones legales, estatutarias, administrativas y de resguardo interno aplicables a la Asociación.
- Responder requerimientos, consultas, reclamos o solicitudes formuladas por titulares de datos.
- Resguardar los derechos e intereses legítimos de la Asociación, incluyendo la acreditación de actuaciones, revisiones, validaciones y comunicaciones efectuadas en el marco de sus procesos internos.
6. Base de licitud y consentimiento
El tratamiento de datos personales por parte de la Asociación se realizará, según corresponda:
- sobre la base del consentimiento expreso del titular, otorgado por escrito;
- cuando el tratamiento sea necesario para el funcionamiento interno de la Asociación respecto de sus asociados y solicitantes, en los términos permitidos por la ley;
- cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, administrativas o estatutarias aplicables;
- en los demás casos expresamente autorizados por la legislación vigente.
La persona que autorice el tratamiento será informada respecto del propósito del almacenamiento de sus datos personales y de sus eventuales comunicaciones a terceros en los casos contemplados en esta Política. La autorización podrá ser revocada por escrito en cualquier momento, sin efecto retroactivo, y sin perjuicio de los tratamientos que la Asociación deba seguir realizando por mandato legal, estatutario o por la necesidad de conservar antecedentes vinculados a actuaciones ya realizadas.
7. Carácter obligatorio o facultativo de los datos solicitados
La Asociación informará en sus formularios, correos, plataformas o documentos de ingreso qué antecedentes son obligatorios y cuáles son facultativos.
En general, tendrán carácter obligatorio aquellos datos o documentos necesarios para:
- verificar identidad;
- evaluar la solicitud de incorporación;
- validar el respaldo médico presentado;
- completar los registros internos indispensables;
- gestionar la calidad de socio/a;
- administrar pagos, envíos o comunicaciones necesarias para la operación de la Asociación.
Los antecedentes no indispensables podrán ser tratados como facultativos cuando así se indique expresamente en el formulario o instrumento correspondiente.
8. Destinatarios de los datos y comunicaciones a terceros
La Asociación podrá comunicar o permitir acceso a datos personales sólo en los casos y para las finalidades indicadas en esta Política, y especialmente a:
a) Personal interno autorizado
Directores, equipo administrativo o personas que colaboren con la Asociación y que deban conocer determinados antecedentes para cumplir funciones de revisión, validación, administración, soporte, seguimiento o gestión operativa.
b) Proveedores o terceros que presten servicios por cuenta de la Asociación
Prestadores de servicios tecnológicos, almacenamiento digital, correo electrónico, formularios, gestión documental, soporte administrativo, contable, jurídico o logístico, cuando ello sea necesario para el funcionamiento de la Asociación. En caso de tratamiento por terceros por cuenta de la Asociación, éste se efectuará bajo instrucciones y acuerdos escritos que regulen las condiciones de utilización de los datos y su debida confidencialidad.
c) Empresas de transporte, despacho o retiro
Cuando sea necesario para concretar envíos o retiros asociados a solicitudes de dispensación, la Asociación podrá comunicar a empresas de transporte o logística únicamente los datos indispensables para gestionar la entrega o retiro correspondiente.
d) Autoridades u organismos competentes
Cuando exista requerimiento legal, judicial, administrativo o reglamentario que obligue a comunicar determinada información.
La Asociación no venderá ni cederá datos personales a terceros con fines comerciales ajenos a su objeto y funcionamiento.
9. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados sólo durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y tratamiento, mientras exista una base legal, estatutaria, administrativa u operativa que justifique su almacenamiento.
En particular:
- los antecedentes entregados para iniciar una solicitud podrán conservarse mientras se encuentre pendiente la revisión, validación o resolución del proceso de incorporación;
- si la persona no completa el proceso, se desiste, o su solicitud no es aprobada, los antecedentes podrán conservarse sólo por el tiempo necesario para acreditar la revisión efectuada, resolver incidencias, atender eventuales requerimientos o cumplir obligaciones aplicables, tras lo cual serán eliminados, cancelados, bloqueados o disociados, según corresponda;
- los datos de quienes se incorporen como socios/as podrán conservarse mientras se mantenga vigente la membresía y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, administrativas, contables, estatutarias o de resguardo interno;
- los antecedentes médicos, administrativos y documentales podrán ser actualizados periódicamente cuando ello sea requisito para mantener vigente la calidad de socio/a o para continuar accediendo a procesos propios de la Asociación.
Una vez desaparecida la finalidad o fundamento del almacenamiento, la Asociación procederá a la eliminación, cancelación, bloqueo o disociación de los datos, según corresponda.
10. Exactitud y actualización de la información
La Asociación procurará que los datos personales tratados sean exactos, actualizados y pertinentes. La persona solicitante o socia/o será responsable de proporcionar información veraz, completa y actualizada, así como de informar oportunamente cualquier modificación relevante de sus antecedentes de identificación, contacto, documentación o respaldo médico, cuando ello sea necesario para el adecuado desarrollo de la relación asociativa.
11. Medidas de seguridad y confidencialidad
La Asociación adoptará medidas de resguardo razonables, acordes a la naturaleza de los datos tratados, especialmente cuando se trate de antecedentes médicos o documentación sensible, con el objeto de evitar su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación improcedente. Estas medidas podrán incluir, entre otras:
- restricción y control de accesos;
- almacenamiento en plataformas o repositorios con resguardos adecuados;
- uso de credenciales y perfiles de acceso;
- procedimientos internos de manejo responsable de información;
- revisión documental por personal autorizado;
- deberes de confidencialidad aplicables a quienes intervengan en el tratamiento de los datos.
Las personas que participen en cualquier etapa del tratamiento de datos personales por cuenta de la Asociación estarán obligadas a guardar reserva respecto de ellos, especialmente cuando provengan de fuentes no accesibles al público.
12. Derechos de los titulares de datos
Conforme a la Ley N° 19.628, el titular podrá ejercer los derechos que la ley le reconoce respecto de sus datos personales. En particular, podrá solicitar información sobre:
- los datos relativos a su persona que obren en poder de la Asociación;
- su procedencia;
- su destinatario;
- el propósito del almacenamiento;
- las personas u organismos a los cuales sus datos son transmitidos regularmente.
Asimismo, podrá solicitar, en los casos previstos por la ley:
- la modificación o rectificación de datos erróneos, inexactos, equívocos o incompletos;
- la eliminación o cancelación de datos cuando su almacenamiento carezca de fundamento legal o cuando corresponda legalmente;
- el bloqueo de datos, cuando proceda.
Estas solicitudes serán gratuitas en los términos establecidos por la ley. Para ejercer estos derechos, el titular deberá escribir a: [correo institucional]. La Asociación podrá solicitar antecedentes razonables para verificar la identidad del solicitante.
13. Tratamiento de datos contenidos en documentos aportados por el titular
Cuando la persona solicitante o socia/o entregue a la Asociación recetas, certificados, copias de documentos, imágenes, formularios firmados o cualquier otro antecedente de respaldo, se entenderá que dichos documentos son aportados para su revisión, validación, archivo y uso interno conforme a las finalidades informadas en esta Política. La Asociación tratará los datos contenidos en dichos documentos únicamente en la medida en que ello sea necesario para evaluar, acreditar o administrar el proceso o la condición de socio/a, sin perjuicio de las comunicaciones o accesos permitidos por esta Política y por la ley.
14. Comunicaciones y medios de contacto
La Asociación podrá enviar comunicaciones relacionadas con:
- el estado de la solicitud de incorporación;
- observaciones o requerimientos documentales;
- validación de receta o antecedentes;
- pago de membresía;
- renovación o actualización de documentos;
- condiciones de envío o retiro;
- condiciones operativas vinculadas a la dispensación;
- información necesaria para el adecuado funcionamiento de la relación asociativa.
Estas comunicaciones podrán efectuarse por correo electrónico, teléfono, mensajería u otros medios de contacto proporcionados por la persona titular, en la medida necesaria para las finalidades informadas.
15. Cambios a esta Política
La Asociación podrá modificar o actualizar la presente Política de Privacidad cuando ello sea necesario para adecuarla a cambios legales, estatutarios, organizacionales, operativos o tecnológicos. Toda versión actualizada será puesta a disposición a través de los canales oficiales de la Asociación, indicando su fecha de actualización.